Organizarse bien el tiempo en el trabajo: por qué es importante y cómo hacerlo

El tiempo está limitado, no disponemos de más de 24 horas al día, y por eso es importante aprender a gestionarlo de la mejor forma para lograr ser productivos y eficientes en nuestro trabajo. Organizar bien el tiempo, se refiere a la manera en que cada persona planifica y estructura el tiempo que debe invertir en realizar una tarea o actividad específica. Invertir más tiempo en una empresa no significa que se es más productivo ni eficiente. Es por esto que se debe realizar una gestión adecuada del tiempo en el trabajo, su principal importancia consiste en que contribuye con: 

Organización

La buena gestión del tiempo hace mención a la manera en que cada persona planifica y organiza el tiempo que invierte en sus actividades laborales. Cuando se aprende a planificar y administrar mejor el tiempo en el trabajo, mejora nuestra capacidad de concentración. Se logra un mayor enfoque que genera mayor eficiencia. Organizar y gestionar el tiempo nos ofrece realizar tareas con más rapidez, haciendo que la jornada de trabajo sea más eficiente y se aproveche mejor.

Lograr objetivos en menor tiempo

Los trabajadores necesitan lograr distintos objetivos para poder sentir satisfacción en el trabajo, si no se comprende la importancia de la gestión del tiempo, esos objetivos podrían permanecer indefinidos por un tiempo indefinido. El tiempo que se necesita para llevar a cabo las tareas y retos diarios se deben medir de una manera eficaz y ágil.

Obtener una mejor reputación profesional

La clave del éxito puede ser determinada por una buena gestión del tiempo, esta nos facilita y permite tomar conciencia sobre nuestro horario laboral y controlarlo. Gestionar el tiempo nos ayuda a avanzar en nuestra vida profesional, con una visión más centrada en lo que de verdad queremos lograr durante nuestro desarrollo profesional.

Padecer menos estrés

Es fácil sentirse presionado, disperso, agobiado y con falta de concentración cuando no gestionamos correctamente nuestro tiempo en el trabajo. Al ocurrir esto, es complicado lograr definir cuánto tiempo invertiremos en ejecutar una actividad laboral. Una vez que se logra gestionar el tiempo de manera correcta, los niveles de ansiedad y estrés disminuirán de una manera significativa, nos sentiremos más confiados y con mayor energía para abordar las tareas diarias. 

Mejorar la capacidad de tomar decisiones

Cuando se establece una gestión del tiempo correcta, se relaciona con la habilidad de tomar buenas decisiones. Al sentirnos bajo presión por el tiempo en el que se debe tomar una decisión. Es probable que realicemos conclusiones apresuradas sin tomar en cuenta las opciones que intervienen. Desde la calma que nos brinda una buena gestión del tiempo, nos permitirá eliminar la presión y lograr analizar mejor cada opción que interviene en la toma de decisión.

Aumentar la autoconfianza

Cumplir con todos nuestros proyectos a tiempo, se logra gracias a la gestión de tiempo, esto mejora nuestra confianza. Cumplir los objetivos diarios nos proporciona satisfacción. Incrementamos las expectativas, lo cual es un factor que contribuye a tener una alta motivación.

Evitar la procrastinación

En el entorno laboral es muy valorada la autodisciplina, si sabemos gestionar bien nuestro tiempo, no quedará lugar para aplazar responsabilidades ni tareas laborales. Al manejar nuestro tiempo correctamente, tendremos mejor autodisciplina y lograremos obtener nuestros objetivos con mayor facilidad.

Mejorar la calidad de vida

Luego de tomar en consideración el tiempo que distribuimos al trabajar, al comer, al dormir, etc. quedan pocas horas al día para dedicar a otras actividades que hacemos por placer. Una buena gestión del tiempo nos permite aprovechar el tiempo de disfrute con nuestra familia y amigos, realizar alguna actividad deportiva, entre otras. 

Cómo organizarse mejor en el trabajo 

La gestión del tiempo es algo complejo de llevar a la práctica de una manera eficaz, pero es algo muy sencillo de verlo como concepto. La gestión del tiempo es la manera en la cual tomamos la decisión de utilizar nuestro tiempo, con la finalidad de lograr maximizar la productividad para alcanzar las metas a corto, mediano y largo plazo, para lograr este objetivo debemos saber cómo organizar el tiempo en el trabajo: 

Establecer límites de tiempo para las actividades

Es recomendable establecer bloques de tiempo para ejecutar cada actividad diaria. Marcar las reuniones pautadas, desde cuándo deben iniciar hasta su fin, así aseguramos que estas reuniones se extiendan más de lo necesario. Esta estrategia nos acorta el tiempo, se evita invertir tiempo en una sola tarea de la jornada laboral.

Conocer en que perdemos tiempo 

Identificar qué cosas nos hacen perder el tiempo que debemos invertir en nuestra jornada laboral. Esas distracciones pueden ser a causa de las redes sociales, mensajes al Whatsapp, el correo electrónico, etc. son algunas de las causas que nos hacen perder el tiempo.

Diferenciar lo importante de lo urgente

Hay que saber diferenciar las tareas importantes de las tareas urgentes, de las importantes que se pueden ir realizando y  las urgentes son las que se deben priorizar y ejecutar de forma inmediata.

Crear un plan diario

Los primeros minutos del día los podemos utilizar para realizar una lista de las tareas que podemos ejecutar en un día y que se adapten a la planificación semanal de las tareas laborales. Darle prioridad a las actividades más relevantes, para ser efectivos debemos tener en cuenta, cuantas tareas podemos llevar a cabo en un día.

Diseñar rutinas y cumplirlas

Siempre pueden surgir imprevistos diarios en nuestra rutina laboral, aun así, debemos gestionar rutinas para mejorar el tiempo y lograr culminar tareas previstas.

No pospongas las tareas

Posponer tareas es una de las formas inadecuadas de gestionar el tiempo, esto provoca cansancio y agotamiento por las tareas que se han ido postergando y que terminan acumuladas.

No intentes ser multitarea

No todas las personas logran realizar varias actividades al mismo tiempo, la mente no puede concentrarse en una sola y se puede dispersar. Es recomendable culminar una actividad antes de iniciar con otra. Si tenemos por ejecutar muchas tareas, podemos intentar agruparlas y ejecutar aquellas que sean similares de forma consecutiva.

Aprende a delegar

Delegar suele ser una habilidad que no todos saben poner en práctica, algunas personas piensan que realizando solas todas las tareas saldrán mucho mejor. No delegar correctamente impide gestionar y administrar la carga entre varias personas y no dejarlas a una sola. Delegar facilita aprovechar al máximo el tiempo, algo beneficioso y necesario.