Cómo realizar una buena gestión del tiempo en el trabajo y por qué es beneficiosa

Buena gestión del tiempo en el trabajo, cómo realizarla

La gestión del tiempo en el trabajo es la manera de realizar un control del tiempo que se le puede y debe dedicar a realizar actividades específicas en el ámbito laboral para lograr productividad, incrementar la eficiencia y la efectividad. Si se realiza de una manera adecuada, se podrá alcanzar el éxito profesional y poder disponer de tiempo libre para compartir con familiares y amigos.

Los trabajadores de una empresa pueden gestionar su tiempo tomando en cuenta los siguientes aspectos: 

Definir las tareas importantes y las urgentes

Al lograr administrar el tiempo por medio de una buena planificación, será posible saber qué es lo que se debe realizar con urgencia y cuáles cosas con importancia. Para lograr esto, se necesita saber analizar, priorizar y clasificar las actividades en función de su urgencia e importancia.

Tener claro los objetivos

Primeramente, antes de realizar la planificación de una actividad o tarea, hay que establecer una meta ambiciosa y clara, que sea realista y alcanzable. De este modo, se estimula y motiva un equipo de trabajo, en función del alcance de un proyecto. Según el proyecto, se debe especificar un sin número de objetivos a alcanzar, así como tareas y funciones por desarrollar.

Recordar las  fechas límites

Conocer la capacidad productiva de cada persona es fundamental para lograr establecer fechas límites o plazos de entregas, dejando siempre un pequeño margen de tiempo por si ocurre alguna adversidad. Trabajar más horas de lo debido no siempre implica que se avanza más rápido en una tarea o actividad.

Asignar a cada tarea un tiempo estimado

Es de vital importancia establecer tiempos para cada tarea que se ejecutara dentro de un proyecto y cumplirla a cabalidad. Siempre pueden surgir inconvenientes que retrasan una tarea, y se debe tomar previsiones al planificarlas para que se puedan cumplir en el tiempo que se ha establecido. Por esta razón, también es bueno acotar que se debe planificar el tiempo por arriba de nuestras posibilidades

Organizar reuniones de seguimiento con tiempo

Las reuniones son para aclarar los cometidos a realizar y para establecer acuerdos a ejecutar. En una reunión se debe abordar todo lo que se necesite solucionar e informar, por esta razón es importante preparar toda la información y documentación necesaria para asistir preparados a las reuniones que se establezcan.

Utilizar una agenda

La utilización de una agenda es fundamental, ya sea una agenda física o digital. Lo realmente  importante es tener donde plasmar la organización y planificación de las tareas a ejecutar. Tener la agenda disponible es indispensable para revisar y actualizarla de una forma regular y frecuente, apuntar los compromisos, no siempre es bueno dejar tantas cosas en la memoria.

Fijar metas diarias

Recurrir a fijar metas diarias es siempre una buena estrategia, muy recomendable para dividir el tiempo productivamente y realizar actividades cortas. Se deben establecer los objetivos ambiciosos a algo alcanzable y realista. 

Preparar el entorno laboral

El entorno laboral influye en nuestro desempeño laboral más de lo que pensamos. Trabajar en un espacio iluminado, con un escritorio, silla, ventilación, etc., es lo más recomendable. También, se debe adaptar a nuestro gusto y estilo, manteniendo el espacio organizado y ordenado.

Delegar en terceros

Cuando nos vemos superados por la cantidad de responsabilidades, es fundamental saber crear estrategias y delegar algunas tareas a terceros dentro del equipo de trabajo, para lograr con éxito el cumplimiento de fechas límites ya establecidas, así se evita entrar en un círculo de estrés e inconformidad.

Establecer el tiempo de descanso

El descanso es primordial para el aprovechamiento del tiempo, los descansos nos permiten recobrar energías, enfocar mejor, desconectar de tareas no tan agradables y llenarnos de optimismo.

Identificar los ladrones del tiempo

Es importante saber identificar qué cosas nos roban el tiempo, es decir, todos esos factores de distracción que nos impiden realizar una tarea totalmente concentrada y con eficiencia. Una vez identificados esos ladrones del tiempo, debemos buscar las soluciones globales o específicas para eliminarlos de nuestra rutina. 

Beneficios de una buena gestión del tiempo

Los beneficios de una buena gestión del tiempo es muy importante. Un ejemplo de esto es, la productividad y la eficiencia que se alcanza, obteniendo una mejor reputación profesional, como algo positivo lograremos tener menos estrés. En otro sentido, tendremos mayores oportunidades para lograr objetivos y metas importantes en nuestra profesión y en la vida. Mejorar el aprovechamiento del tiempo en el trabajo facilita un mejor rendimiento y alcanzar los objetivos establecidos con estrategias más efectivas y con menos esfuerzo.

Una buena gestión del tiempo nos brinda buenos beneficios y metodologías de trabajo. Los empleados con más éxitos, pueden sentir estrés al tener que completar plazos importantes. Administrar el tiempo de una forma efectiva suele disminuir directamente los altos niveles de estrés, ofreciendo menor prisa, mayor calidad de trabajo y menos plazos ajustados. 

Una buena gestión del tiempo nos ayuda a enfocarnos en agrupar tareas similares y en ejecutar las más importantes. Es seguro que de esta forma la eficiencia mejorará y la calidad del trabajo aumente. Las habilidades de una buena organización conducen a una mejor toma de decisión y el planteamiento de estrategias de negocios. Cuando la calidad del trabajo aumenta, tanto el empleado como sus jefes, estarán más felices.